Toutes les enseignes évoluant dans le secteur de la vente physique doivent posséder un lieu de vente, mais aussi une caisse enregistreuse ou, un système de caisse tout simplement. Celui-ci est défini comme une structure déployée pour l’analyse et le traitement des actions liées à la vente. Il est constitué d’un groupe d’éléments mis ensemble, afin d’optimiser le traitement et l’analyse des opérations commerciales en rapport avec la vente.
La présentation et les fonctions dépendent de la technologie, des modes de paiement, de l’édition des tickets, de la manière d’enregistrer et l’organisation de votre comptabilité en fin d’exercice.
Différents points de vente
Les logiciels et les équipements choisis dépendent essentiellement des attentes et exigences de votre organisation. Par exemple, pour des règlements via carte bancaire, nul besoin d’un tiroir-caisse.
Chaîne de restaurant utilisant des caisses hybrides
Les vendeurs ou les établissements du marché de l’alimentation, à l’instar des restaurations, ont des exigences qui leur sont propres. Pouvoir commander en cuisine de manière ponctuelle avec potentiellement une imprimante et un terminal connecté ou un système qui simplifie chaine de réservation.
Détaillant utilisant un système de caisse hébergé localement
Ne pouvant garantir la fiabilité du réseau internet, ou par choix, le gérant d’un commerce peut décider de déployer une solution de caisse locale. Le dispositif n’étant pas mobile ou portatif, il requiert les compétences d’un professionnel et le logiciel installé nécessite généralement la présence d’un informaticien. Autant de frais supplémentaires qui font qu’il soit plus courant dans les grandes exploitations.
Petit café utilisant un système de caisse simple basé sur le Cloud
Ici, sont utilisés des systèmes fonctionnant via le cloud et les paiements par carte bancaire, généralement sur une tablette liée à un lecteur numérique compact par Bluetooth. Si vous manipulez du cash, un tiroir-caisse est la solution idéale. Il est courant d’avoir un système de gestion de caisse de transfert de reçus ou de factures par email ou messagerie instantanée. De ce fait, un investissement en moins pour une imprimante.
Les composants clés d’un système de caisse
Les modèles de caisses enregistreuses récents sont composés de parties : logiciel et matériel. Le volet logiciel est celui qui sauvegarde, analyse et stocke les informations liées aux opérations. On note des divergences entre les nombreux systèmes de caisse enregistreuse.
Logiciels
Les solutions de caisses modernes possèdent une interface utilisateur et un tableau de bord, backend ou back office en anglais pour les fonctionnalités de traitement en coulisses. Peu importe le logiciel choisi, les deux composantes restent liées et synchronisées et, les informations peuvent être sauvegardées de deux grandes manières. Serveur local, qui peut être configuré sur un ordinateur dans votre enseigne avec l’acquisition de licences, les mises à jour et son maintien est manuel. Il ne requiert pas de connexion internet. Dans le cloud, le système est basé en ligne avec des informations sauvegardées dans les serveurs internet du fournisseur de la solution permettant un accès en tout lieu.
Matériel informatique
Etudions quelques constituants des matériels essentiels d’un terminal de vente. L’Interface/périphérique pour conserver les détails des opérations. Le Tiroir-caisse, qui sert au stockage des recettes et des fonds de caisse. L’Imprimante à tickets, pour tirer les reçus clients, ou des rapports d’encaissement. Le lecteur de codes-barres, courants dans les espaces de vente en détail avec divers produits à la clé associé à la gestion de stock du système, il actualise automatiquement le stock par rapport aux articles commercialisés.
Enfin, le lecteur de cartes, pour les paiements par carte de débit, carte de crédit ou smartphone. Les dispositifs à carte bleue classique exigent un logiciel, une carte SIM GSM et un câble fixe, alors que les modèles à cartes fonctionnent au Wifi ou les données mobiles sur un objet mobile connecté.